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項目管理軟件、項目管理系統、企業項目管理
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為什么你的項目總是延期?項目計劃管理沒做到位!

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說到項目計劃,毫無疑問是項目管理重要的一環。一般認為,做項目計劃就是把項目分解成一個個任務,并明確每個任務時間節點和責任人。這樣理解自然也沒什么問題,但實際情況卻遠比理論復雜,比如下面這個案例。

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某系統集成公司現有員工100多人,今年一月份,銷售部直接與某客戶簽訂了一個軟件系統的項目。合同規定,6月28日之前系統必須投入試運行。合同簽訂后,項目經理小張組織大家制定了項目的WBS,并制訂了本項目的進度計劃,簡單描述如下:

1、應用子系統

1)1月5日~2月5日需求分析

2)2月6日~3月26日系統設計和軟件設計

3)3月27日~5月10日編碼

4)5月11日~5月30日系統內部測試

2、綜合布線:2月20日~4月20日完成調研和布線

3、網絡子系統:4月21日~5月21日設備安裝、聯調

4、系統驗收:5月31日~6月6日 系統整體測試、驗收

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春節后,2月21日小張發現系統設計才剛剛開始,并由此推測3月26日可能完不成系統設計。明明小張也做了項目計劃,為什么項目還會延期,小張的問題出在哪?

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首先,引入一個“管理顆粒度”的概念,管理的顆粒度一般沒有統一標準,需要具體情況具體分析,比如戰略制定,這種幾年實施一次的流程,它的顆粒度不需要很精細。但項目過程管理不同,它需要在合理分配資源的前提下盡可能把項目計劃做得精細,精細度越高,項目過程越可控。上面這個案例中,小張在制定的項目計劃就太籠統,項目任務分工或進度計劃表的顆粒度太大,只有里程碑目標,沒有把WBS進一步細化,把任務所需的資源和時間都對應起來,為后期的執行和監控埋下了隱患。?

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其次,計劃制定好了,也達到了“管理顆粒度”的要求,但很多項目計劃還是沒有管好。這里還必須加強計劃執行過程的跟蹤和反饋, 便于及時發現和解決問題,確保項目按計劃進行,避免出現大的進度偏差。

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專業的項目管理系統(以捷為iMIS-PM項目管理系統為例)可以幫助一個項目管理新手把一個項目計劃制定得嚴謹細致,同時確保項目過程管理可圈可點!

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●支持多級項目計劃

iMIS-PM項目管理系統可幫助項目經理快速建立WBS的任務分解結構和交付物,把資源和時間都對應起來, 保證每個成員都知道自己應該完成什么樣的任務,時間粒度可精細到天;以甘特圖形式直觀顯示項目計劃,支持多級計劃形式:里程碑計劃、1/2/3/4級項目計劃;支持“父任務控制子任務完成時間”,既確保父任務時間節點的剛性要求,又可在子任務計劃安排中保持一定的靈活性。

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?支持多視圖展示項目計劃

項目計劃以樹形,甘特圖等形式直觀展示,并能在線編輯計劃,顯示里程碑和關鍵路徑,無疑將大大有助于項目經理開展計劃管理這一核心工作。

捷為iMIS-PM系統支持甘特圖和樹形圖,可直觀顯示任務的先后時間關系,有縮放功能,且信息同步顯示;可選擇任務層級代號“”批量展開相應層級的所有任務;可選擇顯示里程碑任務或關鍵路徑;支持對甘特圖修改,修改后計劃可以同步修改的功能。


?支持計劃變更,保存計劃版本

在制定項目計劃時,?不可能考慮得盡善盡美,總會有一些特殊情況發生,比如上面這個案例,小張在制定項目計劃時,沒有考慮到春節這段時期員工的積極性不高,所以在制定計劃的時候,這段時間的工作應該增加時間。因為內部和外部環境都是時刻變化的,需要對項目計劃進行動態調整,重要里程碑節點的變更,項目經理需要提交項目變更申請,相關領導審批通過后才能實施變更計劃。捷為iMIS-PM系統支持計劃變更申請和審批,計劃基線版本保存和比對分析。

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?支持根據項目模板和文件導入創建項目計劃

不同類型的項目一般有一套標準的計劃分解結構,?新建項目時復制這套結構將大大降低項目經理制定項目計劃的工作量,而且公司有了統一的標準和規范將便于溝通和管理,即使項目經理變更也能迅速接手工作。捷為iMIS-PM系統支持項目模板功能,可設置項目階段任務和里程碑,自定義項目任務分解結構(WBS)和時間計劃,包括里程碑和前置任務等。

另外,很多項目經理習慣在微軟Project或Excel文件中編制項目計劃,上面案例中小張這個項目是一個小型項目,對于復雜度高、涉及面較廣、實施周期長的大中型項目,僅僅依靠單機版的Project和簡單的Excel是難以對項目全過程進行跟蹤管理的。

捷為iMIS-PM系統支持從文件中導入的方式創建項目計劃,在系統中進行任務計劃的執行和跟蹤。

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計劃執行和跟蹤

當每個任務分解到具體的負責人,項目啟動后,任務負責人需要按時間計劃執行任務,更新和匯報任務進展,Team Leader,項目經理和中高層領導能及時了解到新動態和問題,以及對關鍵節點任務的完成進行審批,確保項目按計劃推進。

捷為iMIS-PM系統支持“以任務為基點”,對任務進行PDCA循環管理,從而加強計劃的過程跟蹤,提高執行力。


〉工作任務分配和啟動:工作任務可以由部門領導或項目經理下達任務,也可自行創建;工作任務由系統自動或人工啟動。

〉任務狀態和進度:可修改任務狀態和進度、完成任務。任務狀態分為未開始、進行中、已完成等。

〉任務預警和提醒:在任務列表中以用不同顏色指示燈顯示正常進行、輕度超期和嚴重超期的任務;任務啟動/完成和更新時自動提醒(可設置定時提醒)。

〉任務備注:在任務中添加備注(可即時提醒),加強任務下達人、負責人和參與人的溝通交流。

〉任務文檔:在項目任務中編輯或上傳任務文檔,查閱與該任務關聯的參考文檔。

〉任務工作記錄:在項目任務中均可查看到關聯的工作記錄,并可直接在任務中填寫相關工作記錄。

〉任務總結和評分:對已完成的任務可以填寫任務總結,并由上級進行評分。

鄭重提醒:以上項目管理軟件、項目管理系統、企業項目管理等信息由企業自行提供,內容的真實性、準確性和合法性由發布企業負責,請您自行判斷交易風險,切莫隨意匯款,尤其莫向個人匯款!